Проблема автоматизации бюджетирования является по своей сути многогранной и нетривиальной задачей. Попытаемся разобрать основные моменты, касаемые выбора средств автоматизации бюджетирования и систематизировать подход.
Многие руководители, принимающие решение автоматизировать систему бюджетирования на своём предприятии выбирают простой, как им кажется, путь решения проблемы – выбор определённой программы, якобы наиболее оптимальной и подходящей их компании и вписывающейся в ту сумму, которую было решено потратить на средства автоматизации. Когда выбор сделан – осуществляется покупка и последующая «обкатка» данного программного комплекса. Но, как показывает практика, внедрение определенной системы, автоматизирующей бюджетирование организации – не даёт желаемого эффекта, как минимум, и как максимум – увеличивает трудозатраты работников компании на обработку новых документов, форм, отчётностей, часто попросту не нужных компании. В итоге – увеличены суммарные трудозатраты финансовых служб и ИТ-отдела, появляется новый (большой) объём документооборота, и цель компании по автоматизации системы бюджетирования является не достигнутой. Также, не стоит забывать и о потере тех финансовых средств компании, которые были вложены в покупку дорогостоящего программного обеспечения и обучение сотрудников работе с новым программным комплексом. И что же явилось причиной неудачной попытки компании автоматизировать систему бюджетирования? Первопричиной того является: ложное представление о том, что в компании существует система бюджетирования; неправильно выстроенные финансовая модель и регламент бюджетирования.
Что касается первого случая – нельзя автоматизировать ту систему, которой не существует.
Во втором варианте проблема куда более глобальна, так как автоматизация неверно построенной и отлаженной системы может принести компании более ощутимые финансовые потери и ещё сильнее запутать работу финансово-экономической службы, что может долго вести компанию в неверном направлении.
Столкнувшись с последствиями неверного решения по выбору системы автоматизирующей бюджетирование, как правило, открывается проект по разработке финансовой модели и регламенту бюджетирования компании. Как показывает практика, на данном этапе может быть допущена ещё одна серьёзная ошибка, вызванная заблуждением о том, что постановка бюджетирования и настройка выбранной программы автоматизации является одним и тем же, то есть в процессе настройки программы в предприятии будет внедрено и бюджетирование. При таком подходе возможно несколько вариантов исхода событий:
- Внедрённая программа не работает, и бюджетирования в компании нет. Чаще всего это происходит при попытках внедрения сложных ERPсистем. Неработоспособность системы выявляется сразу же, так как масштабы внедрения были глобальны вместе с тем, что не было чёткого осознания тех участков финансово-экономической деятельности компании, которые «нуждались» в автоматизации.
- В компании вроде бы начинает успешно работать приобретённая программа. Но эта работоспособность иллюзорна. Происходит она при внедрении программ, гораздо более простых, нежели системы типа ERP. Тут то и кроется серьёзная угроза для компании, так как нет в принципе никаких внешних признаков отсутствия бюджетирования. Хотя при этом сама программа может вполне нормально работать. В неё заводиться какая-то информация, на выходе имеем большое число отчётов. То есть на компанию, не имевшую до настоящего момента, никакой управленческой отчётности вдруг сваливается огромное число разнообразных отчётов и бюджетов, и плодиться они начинают с такой скоростью, что практически никто в этом ничего понять не может. Проще говоря, информации в компании становиться так много, что её никто не готов воспринять. А так как не было чёткой формализации целей автоматизации, то и получили огромный объём документов с большим количеством неточностей, абсолютно ненужных для принятия решений.
И в первом и во втором случае должного эффекта компания не получает. И это не говорит о том, что сам программный продукт плох. Тут нужно понимать, что программа – это всего лишь инструмент и им нужно уметь пользоваться. И в итоге мы приходим к выводу, что перед выбором программного продукта нужно построить бюджетную модель, для последующего выбора средств автоматизации.
Автор статьи - Карунин Владислав
